יומן העבודה איננו ספר הוראות או ספר הנחיות, יומן העבודה מתעד את מה שקורה בפרוייקט בפועל ובזמן אמת, מדי יום ולאורך כל חיי הפרוייקט
יומני עבודה של פרויקטים שונים יכולים להיראות אחרת, אבל יומן עבודה טוב, הוא כזה שמכיל פרטים קבועים לצד שדות לכתיבה חפשית של ממלא היומן.
יומן עבודה יכול להיות מנייר (ספר/מחברת עבה) ויכול להיות ממוחשב. ישנם יתרונות רבים ליומן ממוחשב על פני יומן מנייר והוא מאפשר לנהל טוב יותר את תיעוד הפרוייקט וכן לשתף אותו בזמן אמת עם יותר גורמים. ביומן עבודה מתועדים פרטים רבים. שמות וסוג בעלי המקצוע שעבדו באותו יום, העבודות שביצעו, בעיות שהתעוררו – כולל הפתרונות שניתנו – בקרות איכות שתועדו, חומרים שהגיעו לשטח, שינויי ביצוע נדרשים ועוד פרטים רבים אחרים. יומן העבודה הוא הכלי היחיד המתעד בפועל את הנעשה באתר הבניה, בניגוד ללוחות הפרוייקט הדינמיים, יומן העבודה הוא סטטי ולא משתנה. ברגע שתועד יום עבודה בפרוייקט התיעוד נשאר קבוע. הוא נשמר לאורך זמן וישמש את הבונה גם בשנים שלאחר סיום הבניה.
ביומן העבודה מתועדות העבודות בפרוייקט לפרטי פרטים וניתן לחזור ולשחזר פעולות בפרוייקט במקרה של תקלה בשנים שלאחר אכלוס הבית. כמו כן יומן העבודה חשוב ביותר בזמן הביצוע עצמו. בכל שלב ניתן לחזור ולאתר פרטים על כל פעולה ופעולה על מנת להסיק מסקנות בקשר לפעולות בסופו או בתחילתו של היום הבא. וזאת על מנת שלא לסמוך על הזיכרון האנושי שלפעמים בוגד בנו – במיוחד בפרוייקט בנייה עתיר פעילויות ומוגבל בלוח זמנים - ולתעד כל דבר מייד ובאורח מלא.
במילוי יומן העבודה מעורבים מספר גורמים. מנהל הפרוייקט (חיצוני או הבונה עצמו) או קבלן הפרוייקט הם האחראיים למלא את היומן ולדאוג לתיעוד מלא ורציף לאורך הפרוייקט. מעבר לכך, ישנם בפרוייקט גורמים שחלק מתפקידם הוא לאשר פעולות מסוימות או שינויים נדרשים, גורמים אלה (אדריכל, מהנדס, יועצים, הבונה עצמו) מאשרים בחתימת ידם במקום המיועד לכך ביומן העבודה, את העבודה או השינוי ובכך מקבלים את האחריות על השינוי.
הגורמים המעורבים בפרוייקט לא ממלאים בעצמם את חלקם ביומן העבודה, אלא מנהל הפרוייקט/הקבלן הראשי הוא זה האחראי לעשות זאת. חשוב מאוד להגדיר גורם נוסף שיהיה אחראי למלא את היומן בהיעדרו של מנהל הפרוייקט/קבלן ראשי וזאת למען קיים את הרציפות בתיעוד גם בהיעדרו.
יומן העבודה הוא כלי מצויין ומשלים לכלים האחרים המצויים בפרוייקט. אם לוחות הזמנים, התקציב, התזרים וכדומה הם מעמודי התווך של תכנון וניהול הפרוייקט הרי שיומן העבודה אינו כלי תכנוני של הפרוייקט אלא כל תפקידו הוא להביא את הפרוייקט למצב שבו כל דבר קטן שנעשה – מתועד וידוע. יומן העבודה הוא כלי שליטה יוצא מהכלל לסדר בפרוייקט, כלי לבקרה ואכיפת לוחות התכנון, למעקב אחרי שינויים, ולתיעוד תקלות ובעיות. יותר מכל הוא כלי ניהולי שמאפשר למוביל הפרוייקט לעיין בו לצד לוחות התכנון ולבחון בכל רגע נתון את מידת ההתאמה של הביצוע לתכנון. על כל פעולה המתכוננת לביצוע על לוחות התכנון, תהיה פעולה ביומן העבודה וכזו שתועדה לאחר ביצוע.
על מנת להבין טוב יותר בפרקטיקה היומיומית את ההבדל שבין פרוייקט בו מנוהל יומן עבודה לבין פרוייקט בו לא קיים יומן כזה ועל מנת להבין את ההשלכות של התנהלות בפרוייקט ללא יומן עבודה – הנה טבלת היתרונות:
תיעוד בעלי המקצוע העובדים.
תיעוד מספר הפועלים העובדים בכל מקצוע.
תיעוד שעות העבודה של כל בעל מקצוע.
תיעוד סוג העבודות שעושים בעלי המקצוע.
תיעוד תקלות שהתגלו.
תיקון ליקויים שהתגלו.
תיעוד בעיות שנוצרו בשל עבודת בעל מקצוע מסויים.
תיעוד עבודות מתוכננות שלא בוצעו בפועל.
תיעוד חוסרים של כלי עבודה (חשמל, מים וכו).
תיעוד חוסרים של חומרים בשטח (מלט, דבק וכו).
תיעוד כמויות לצורך תשלום לבעלי מקצוע (איטום, ריצוף וכו).
תיעוד חומרים לבנים שנגמרו בשטח (ריצוף, חיפוי, שיש וכו).
תיעוד חומרים/מוצרים שהגיעו לשטח.
תיעוד נתונים טכניים של משימות (חברת אספקת הבטון, כמות הבטון וכו).
תיעוד דרישות/בקשות בשטח.
תיעוד פתרונות לבעיות שנתגלעו בשטח.
תיעוד התקדמות הפרוייקט כנגד המצופה.
תיעוד הערות כלליות של גורמים בפרוייקט (לעתים קרובות בעל מקצוע אחד מעיר הערה לגבי עבודת בעל מקצוע אחר).
תיעוד ביקור של גורמים מקצועיים בפרוייקט (אדריכל, מהנדס, יועצים, מהנדסי חברות של ספקי החומר וכו).
תיעוד ביקור של גורמים סטטוטוריים (חברת חשמל, פקח הוועדה לתכנון ובניה, משרד תמ"ת וכו).
בעיות של גורמי חוץ בפרוייקט (שכנים, עוברי אורח וכו).
תיעוד הוראות טלפוניות של מי מהמעורבים בפרוייקטץ
תיעוד של גירסאות תכניות מעודכנות המובאות לשטח.
תיעוד עיכובים.
עדכון אונליין ובזמן אמת על כל המעורבים בנתון כזה או אחר שמתועד ביומן העבודה.
מתן אפשרות תגובה לכל מי שמעוניין בתיעוד כזה או אחר שהוזן ליומן.
ניהול אנשי הקשר של הפרוייקט כולל פרטי ההתקשרות שלהם.
מתן אפשרות למי מהמעורבים בפרוייקט לצפות ביומן העבודה באופן חופשי בכל רגע נתון.
מתן אפשרות למי מהמעורבים בפרוייקט להכניס תיעודים משלו כולל תזכורות לצורך קידום הפרוייקט.
מתן אפשרות שליחת תיעודים או נתונים ספציפיים לגורמים מחוץ לפרוייקט.
ייצור ושיתוף דוחות פרוייקט בזמן אמת (דו"ח תקלות, דו"ח עיכובים, דו"ח אספקות וכו).
תיעוד ביקורות איכות שבוצעו ושיתופם בזמן אמת.
יומן עבודה ממוחשב הוא הטוב ביותר ומאפשר דינמיות גבוהה יותר של הפרוייקט, בקרה צמודה יותר של כל המעורבים בפרוייקט ושליטה מוחלטת בכל הנעשה בשטח גם לגורמים הנמצאים מחוצה לוץ ככל שרמת השיטה עולה, רמת השקט הנפשי עולה.